【テンプレートあり】フリーランス必見！見積書の書き方から作成するタイミングまで解説

見積書と聞くと難しそうでどうやって作成すれば良いかわからないという方も多いでしょう。そこでこの記事では、なぜ見積書が重要なのかや書き方、どのタイミングで提示すべきかなどを解説していきます。

特にこれからさまざまな案件を受注する上で見積書の作成は必須スキルとも言えます。ぜひこの記事を参考に見積書の作成ができるようになりましょう。

見積書がフリーランスにとって重要な理由

フリーランスがクライアントと契約して案件を受注するときは、必ずといって良いほど見積書の作成が必要になります。見積書が必要となる大きな理由は以下の3つです。

このように見積書には、さまざまな役割があります。特に交渉材料やスムーズな取引を行うための機能だけではなく、万が一のトラブル時に必要となる証拠でもあるため、フリーランスとして見積書の作成は必須になるでしょう。

以下では、それぞれの理由についてもう少し詳しく解説していきます。

取引の証拠

見積書は取引が行われた事実を証明する重要な書類です。例えば、あるフリーランスのデザイナーがクライアントに提出した見積書は、後に発生した料金の不一致に関する問題を解決する際、重要な証拠となりました。この文書には、提供するサービスの内容や料金が明記されており、後で発生するかもしれない誤解やトラブルを防ぐ役割を果たします。

取引の透明性を担保

透明性の高い取引は、クライアントとの信頼関係を築き、長期的なビジネス関係を維持する基盤となります。

見積書には、サービスの内容、単価、合計金額、支払い条件などが明記されるため、双方が取引の条件を明確に理解し、後の誤解やトラブルを防ぐことができます。

提供するサービスの範囲や価格の明確化

見積書は、フリーランスが提供するサービスの範囲や条件が明記されているため、後から「想定していたサービスと違う」という誤解を防ぐことができます。

特に見積書を含む書面で十分に確認しないで契約してしまうと、契約後にクライアントからクレームを受けてしまうことにもなりかねません。きちんと提供するサービスの範囲から価格、工数までクライアントが理解できる見積書を作成しましょう。

フリーランスが見積書を出すタイミング

フリーランスが見積書をクライアントに提出する主なタイミングは、以下の3つです。

以下では、それぞれのタイミングごとに詳しく解説していきます。

クライアントから求められた時

1つめのタイミングは、クライアントから見積書の提出を求められたときです。

クライアント側もどこまでのサービスでどのくらい費用がかかるか判断材料が必要になります。そのため、契約する前の検討段階で見積書の作成を依頼されるケースも多々あります。

特にクライアントから作成を促された場合は、できるだけ早く迅速に対応することが大切です。迅速な対応は、フリーランスとしての信頼性を示すとともに、クライアントのニーズに応え案件を獲得する大きなチャンスでもあります。

取引内容が決まった時

2つめは、実際に取引内容が決まったときです。あらかじめクライアントと何回か連絡を取っていく中で、取引の条件や内容が決まることもあります。

この時点で見積書を作成し、提出することでフリーランスとクライアントの間での契約における誤解を避けることができるでしょう。

発注を促す場合

見積書は、潜在的なクライアントに対して自分のサービスを提案し、仕事を発注してもらうための手段としても使用できます。見積書を提出することで、フリーランスのサービスに対する具体的な価格と期待を示し、クライアントに決断を促す判断材料として活用するのも効果的です。

フリーランスにおける見積書の書き方

見積書は、フリーランスとクライアント間の取引の出発点となるため、正確でプロフェッショナルな印象を与える必要があります。

ここでは、見積書作成の際に特に注意すべき4つの要素、宛名・宛先の書き方、発行日の記載、見積書番号の設定、提出者情報の明記について詳しく解説します。これらのポイントを抑えることで、信頼性の高い見積書を作成することができます。

宛名・宛先の書き方

まずは、宛名と宛先を記載します。宛名・宛先には、クライアントの正式な名称や担当者名を記載します。また、住所等もわかっている場合は、住所も記載するようにしましょう。

特に宛名や宛先はクライアントの情報となるため、誤字脱字がないよう十分気をつけましょう。

発行日の記載

見積書の発行日は、見積もりの有効期限や契約開始日を判断するための基準となります。発行日は明確に記載する必要があります。

前述したように見積書は万が一の証拠としての機能も果たします。そのため、発行日がいつなのかがはっきりしないと十分な効力を発揮しません。

見積書を修正した場合でも発行したその日の日付を明確に記載するようにします。

見積書番号の設定

見積書番号は、見積もりの通し番号のことで見積書の発行と管理を容易にするために記載するものです。特に再発行したりいくつも見積書を作成したりする場合は、便利になります。

見積書番号は必ずしも記載しなければならないということではありませんが、後の会計処理や税務申告がスムーズになるので記載しておくことをおすすめします。

提出者情報の明記

見積書には、提出者（フリーランス自身）の情報もあわせて明記するようにしましょう。これには、氏名や住所、連絡先、メールアドレスなどが含まれます。

見積書作成に役立つテンプレート2つ

見積書に記載するべき項目がわかったところで、次は目的別に使える見積書のテンプレートを紹介します。テンプレートを活用することで、見積書のイメージがつきやすく作成がしやすくなります。

ここでは、以下2つの目的を想定した見積書テンプレートを紹介します。

また、見積書は会計ソフトなどを利用すると、自動で作成できるものもあるため、今後見積書の作成が必要になる場合は利用を検討するのも良いでしょう。

一般的な見積書のテンプレート

以下は、一般的な見積書のテンプレートです。サービスの種類に関わらずどのような場面でも活用できます。

主な記載項目は以下の通りです。

必ず見積書の備考欄には、納期や支払い条件なども詳しく記載し、契約後のトラブルが生じないよう細心の注意を払いましょう。

値引き対応の見積書のテンプレート

次は値引き対応の見積書のテンプレートです。期間限定の特別なオファーや値引きトライアル実施時のプロモーションを明示するのに適しています。

基本的には一般的に使用する見積書と変わりませんが、割引率や割引後単価、プロモーションの詳細などを見積書に明記しておくことでどの部分に割引がされているかが理解しやすくなります。

まとめ：フリーランスとして見積書を上手に活用する

フリーランスとして成功するためには、見積書の作成と活用が非常に重要です。見積書は単なる公的な書類という機能だけでなく、クライアントとの信頼関係を築き、ビジネスをスムーズに進めるための重要なツールです。

契約前の形式的な書類というイメージではなく、クライアントごとに適切な見積書を作成し、プロジェクトの透明性を高め、次の取引に繋げられるような工夫をしましょう。